Dokumentation Events buchen (Plugin für Shopware)

Link zum Plugin: http://bit.ly/netzperfekt-eventsbuchen

Diese Dokumentation beschreibt die Einrichtung und Benutzung des Plugins Events online buchen / Tickets verkaufen. Mit Hilfe dieses Plugins können Sie über Ihren Online-Shop Tickets für Ihre Veranstaltungen verwalten und auch verkaufen. Es können Teilnehmerlisten gepflegt werden, weiterhin ist (optional) eine Einlasskontrolle mit Hilfe einer App möglich.

Dieses Plugin benötigt das Basis-Plugin Events, Messen und Veranstaltungen. Dieses muss gesondert erworben werden und vorab installiert und konfiguriert werden.

Einsatzgebiete

Das Ticket ist gedacht, um kleinere Veranstaltungen mit Teilnehmerzahlen von bis zu ca. 50 Teilnehmern pro Veranstaltung zu organisieren und die Tickets dafür zu verkaufen.

Wenn Sie in Ihrem Shop also neben ihren Kernprodukten auch beispielsweise Weinseminare, Kochveranstaltungen, Bastel-Events oder dergleichen anbieten und verkaufen möchten, sollte das Plugin für Sie geeignet sein. Probieren Sie bitte anhand unserer kostenfreien Testversion aus, ob es Ihre Anforderungen in der Praxis erfüllt.

Das Plugin macht aus Shopware keine vollständige Ticketing-Platform und ist von den Abläufen her nicht für größere Ticketmengen (mehr als ca. 50 Tickets pro Veranstaltung) ausgelegt! Wenn Sie derartige Anforderungen haben, sollten Sie sich eine der kommerziellen Ticketing-Komplettlösungen ansehen. 

Auch können wir leider keinen 24/7-Support leisten (etwa in Bezug auf die Ticket-Scanning-App).

Installation und Einrichtung

Das Plugin wird wie gewohnt über den Plugin-Manager installiert und setzt das Basisplugin Events, Messen und Veranstaltungen sowie das netzperfekt Basis Plugin voraus. Dieses muss zunächst installiert und aktiviert sein. Sind beide Plugins aktiviert, erweitert sich die Event-Liste automatisch um weitere Spalten und es stehen die für die Buchungen zusätzlichen Funktionen zur Verfügung. 

Die Plugin-Konfiguration bietet folgende Möglichkeiten:

Aktiviert: hierüber kann die Buchung (de-)aktiviert werden.

QR-Code zur Kopplung mit der App "Shop Manager für Shopware". Sie können die Shop Manager App verwenden, um einen Eventshop zu koppeln. Dann können Sie mit der App die Teilnehmerlisten ansehen und mit Hilfe des auf den Tickets aufgedruckten QR Codes (siehe Einstellung etwas weiter unten) Teilnehmer in die Veranstaltung einchecken. Siehe Abschnitt "Ticket Scanning per App weiter unten in dieser Doku".

Tickets erst nach vollständiger Bezahlung versenden: Normalerweise werden PDF-Tickets an die E-Mail-Bestellbestätigung angehängt und sind zudem im Kundenaccount abrufbar. Wenn Sie dies bei bestimmten Zahlungsarten (z.B. Vorkasse) vermeiden möchten, kann dieses Verhalten hier abgeschaltet werden. Die Tickets werden dann erst versendet, wenn der Zahlungsstatus auf „vollständig bezahlt“ wechselt. Die E-Mail mit den Tickets wird dann automatisch erzeugt. Mit der Einstellung "Nie verschicken", werden keine Tickets versendet.

Achtungnicht alle Dritt-Anbieter von Zahlungs-Plugins unterstützen diesen Mechanismus des Versendens bei "vollständig bezahlt". Wenn diese Funktionalität wichtig für Sie ist, prüfen Sie bitte vor dem Kauf, ob Ihre spezifischen Zahlungs-Plugins unterstützt werden. 

Wichtigfalls Sie PayPal einsetzen, verwenden Sie bitte nicht den Express Checkout. Dieser funktioniert prinzipbedingt nicht, da dabei der Warenkorb von Shopware umgangen wird, und somit die Teilnehmer-Namen nicht eingegeben werden können. Deaktivieren Sie daher den Express-Checkout (Detailseite, Warenkorb, AJAX-Warenkorb etc.) und verwenden Sie PayPal nur als reine Zahlungsart.

Freie Plätze anzeigen: Hier können Sie einstellen, ob die Anzahl generell nicht, nur ungefähr oder genau angezeigt wird.

Google Map für Anschrift: Soll für die Anschrift (Veranstaltungsort) eine Google Map angezeigt werden?

QR -Code auf PDF-Tickets anzeigen: Soll der QR Code (siehe oben zum Einscannen in der App) auf den Tickets ausgegeben werden?

Event-Artikel unterdrücken: Falls eingeschaltet werden die Event Artikel nicht in der Kategorieanzeige, in der Suche oder bei den Topsellern angezeigt.

Sortierung Teilnehmerliste: (Nachname, Ticketnummer, Status) Hier können Sie einstellen, nach welchem Kriterium die Teilnehmerliste sortiert wird.

Anlegen eines Ticket-Artikels

Um Events und Tickets in Ihrem Shopware-Shop verkaufen zu können, legen Sie zunächst einen normalen Shopware-Artikel an, der dann später dem Event zugeordnet wird. Das hat den Vorteil, dass sämtliche Preismechanismen (falls gewünscht) wie Rabatte, Kundengruppen und Gutscheine greifen. Diese Event-Artikel können jedoch nicht über den normalen Weg in den Warenkorb gelegt werden, es erscheint dann ein entsprechender Hinweis. Derzeit ist die Verwendung von Varianten-Artikeln nicht möglich.

Buchbare Events

Um aus einem normalen Event ein buchbares Event zu machen, legen Sie wie im ersten Teil der Dokumentation beschrieben ein Event an und rufen das Bearbeitungsfenster auf.

Hier erscheinen nun zwei neue Tab-Reiter: Buchungsoptionen sowie Teilnehmer. 

Folgende Optionen sind möglich:

Buchbar: ist dieses Feld angekreuzt, kann das entsprechende Event online gekauft werden.

Maximal buchbare Plätze: Hier kann ein Kontigent von verfügbaren Plätze vorgegeben werden. Möchten Sie einen quasi-freien Verkauf ermöglichen, setzen Sie diese Zahl einfach sehr hoch.

Bereits gebuchte Plätze: dementsprechend werden die bereits verkauften Tickets „abgebucht“ und hier dargestellt. 

Artikelnummer: an dieser Stelle erfolgt die Zuordnung zum oben angelegten Shopware-Artikel. Sie können im Feld nach der Artikelnummer oder dem Namen suchen.
Achtung: der Preis des Tickets wird ausschließlich über den Shopware-Artikel gesteuert. Das Feld Preis/Eintritt im Tab Event dient nur zur Anzeige. Sie können alle aus Shopware bekannten Preismechanismen verwenden (Staffeln, Rabatte etc.), derzeit werden jedoch keine Varianten-Artikel unterstützt.

Strasse / PLZ, Stadt / Land: sind diese Felder ausgefällt, werden diese als Anschrift des Veranstaltungsortes auf den Tickets ausgegeben. Zusätzlich kann im Shop eine Google-Map dargestellt werden.

PDF-Ticket erzeugen: Ist dieses Feld angekreuzt, werden vollautomatisch Tickets als PDF-Dokumente erzeugt und der Bestellung beigefügt. Zusätzlich können Ihre Nutzer im Kundenaccount die gekauften Tickets einsehen und erneut laden. 

Eintrittskontrolle per App: Soll durch Kopplung mit der App eine Eintrittskontrolle für dieses Event möglich sein, muss diese Checkbox gesetzt werden.

Hinweis: aus technische Gründen ist der Online-Verkauf von wiederkehrenden Events 
nicht möglich. Legen Sie diese bitte zunächst einzeln an.


Ein derartiges Event kann nun im Shop gekauft werden und wird wie folgt dargestellt:

Der Button Zur Buchung ruft den zugeordneten Shopware-Artikel auf. Hier werden noch einmal alle wichtigen Daten angezeigt und zusätzlich auf die vorhandenen Plätze hingewiesen:

Auch im Warenkorb und allen Belegen (Rechnung, Gutschrift etc.) werden das Datum und der Veranstaltungsort dargestellt.

PDF-Tickets

Ist die Erstellung von PDF-Tickets aktiviert, werden automatisch die benötigten Tickets erzeugt. Die Nummern werden dabei automatisch vergeben, beziehen sich aber auf die üblichen Shopware-Nummernkreise und können hier angepasst werden. Achtung: passen Sie bitte nur den Nummernkreis PDF-Tickets (Ticket-Nummer) / netzpticketNumbers an.

Das Aussehen und die Informationen der PDF-Tickets passen Sie über die bekannten Mechanismen der PDF-Belegerstellung an, der Eintragsname lautet hier PDF-Ticket.

Je nachdem, ob die Tickets erst nach vollständiger Bezahlung verschickt werden sollen (s. oben unter Plugin-Konfiguration), wird das erzeugte PDF-Ticket sofort bei der E-Mail Bestellbestätigung angefügt oder erst verschickt, wenn der Zahlungsstatus auf vollständig bezahlt gesetzt wurde.

Zur Eingangskontrolle mittels App muss der QR Code auf den Tickets ausgegeben werden (siehe Plugin Einstellungen).

Nachträglich können PDF-Tickets jederzeit im Kundenaccount („Mein Konto“) unter dem neuen Menüpunkt Meine Tickets angezeigt und geladen werden.

Teilnehmerlisten

Um die Organisation Ihrer Events zu erleichtern und etwa den Einlass oder die Anwesenheit zu kontrollieren, können Sie Teilnehmerlisten erzeugen.

Diese können Sie im Tab Teilnehmer im Event-Bearbeitungsfenster im Backend aufrufen.

Der Button Download Teilnehmer-Liste erzeugt eine PDF-Datei mit den Teilnehmerdaten und speichert diese in Ihrem Download-Ordner.

Die Sortierung wird in den Plugin-Einstellungen festgelegt.

Ticket-Scanning per App

Optional können Sie eine App zur Einlasskontrolle verwenden und damit die Tickets entwerten. 

Wichtig: dazu benötigen Sie unser Plugin Mobile Shopmanager für Shopware, die App selbst ist kostenfrei für Apple- und Android-Geräte in den jeweiligen Stores erhältlich. (Eine ausführliche Dokumentation finden Sie beim Shopmanager-Plugin). Mit dem Shopmanager haben Sie zusätzlich Zugriff per App auf Ihre Verkaufsdaten (Umsatz, Besucher, Historie, Konversionsrate etc.).

Die Einrichtung des Tickets-Scanners ist ganz einfach:

  • Installieren und starten Sie die App auf Ihrem Smartphone
  • Rufen Sie im Shopware-Backend die Plugin-Einstellungen für das Plugin Events und Veranstaltungen buchen auf und scrollen Sie soweit hinunter, bis der QR-Code sichtbar wird.
  • Gehen Sie in der mobilen App auf den Menüpunkt Shop hinzufügen und QR-Code scannen.
  • Nach dem Einscannen des angezeigten QR-Codes ist der Ticket-Scanner einsatzbereit.

Stellen Sie bitte weiterhin sicher, dass die erzeugten Tickets ebenfalls einen QR-Code haben (Einstellung: QR-Code auf Tickets anzeigen) und das Event zur Eingangskontrolle per App gekennzeichnet wurde.

In der App selbst erscheint nun der Ticket-Shop in der Shopliste. Sie können den Shop durch antippen öffnen und anschließend die gewünschte Veranstaltung auswählen:








Verwenden Sie nun den Button Scan QR-Code zum Einscannen der PDF-Tickets. 

Tipp: über eine Wischgeste nach links auf den jeweiligen Teilnehmer können Sie diesen auch manuell einchecken und auch wieder auschecken. Auf Android-Geräten verwenden Sie dazu bitte einen langen Druck auf den Teilnehmer-Eintrag.

 

Schritt-für-Schritt

Schauen Sie auch in unsere Schritt-für-Schritt Doku zum Einrichten eines Veranstaltungskalenders.


Wir wünschen Ihnen viel Erfolg 
mit unserem Plugin und 
gute Geschäfte mit Shopware.